サポート対応マニュアルを作るプロンプト

新人サポートスタッフを迎え入れるにあたり、「よくある問い合わせパターンごとに対応手順をマニュアル化したいが、まとめる時間が取れない」と感じたことはないでしょうか。日々の対応に追われていると、ナレッジの言語化は後回しになりがちです。

このプロンプトは、問い合わせパターンと対応の基本方針を伝えるだけで、AIに手順・想定トーク例・注意点までまとめたマニュアルの下書きを作成させるものです。コピーしてそのままChatGPTやGeminiなどに貼り付けて使えます。

コピペ用プロンプト

以下のコードブロックの中身をそのままコピーして、AIチャットに貼り付けてください。【】で囲まれた部分はご自身の状況に合わせて書き換えてください。

あなたは経験豊富なカスタマーサポートのトレーナーです。以下の情報をもとに、対応手順マニュアルの下書きを作成してください。

【問い合わせのパターン（内容）】: 「注文した商品がまだ届かない」という配送遅延に関する問い合わせ
【対応の基本方針・フロー】: まず注文番号を確認し、配送状況を追跡システムで確認する。遅延が確認できた場合は謝罪のうえ配送業者に確認中である旨を伝える
【エスカレーションが必要になる条件】: 追跡システム上で「配送中」のまま3日以上更新がない場合、または顧客が強く不満を示している場合は上長に引き継ぐ
【マニュアルの対象読者】: 新人サポートスタッフ

# 出力してほしい内容
1. 対応手順（ステップ形式、確認すべき情報も明記）
2. 顧客に伝える際の想定トーク例（そのまま使える文言）
3. エスカレーションが必要な条件と、その際の引き継ぎ方法
4. よくある失敗・注意点（新人が陥りがちなミス）

# 出力フォーマット
ステップ番号付きで手順を示し、各ステップに補足情報を添えてください。

# 制約条件
- 新人でも迷わず実行できるよう、専門用語には簡単な説明を添える
- 顧客対応の想定トーク例は、実際にそのまま話せる自然な文言にする

使い方3ステップ

上記プロンプト内の【問い合わせのパターン（内容）】【対応の基本方針・フロー】【エスカレーションが必要になる条件】【マニュアルの対象読者】を、実際の問い合わせパターンに書き換えます。
ChatGPTやGeminiなどのAIチャットに貼り付けて送信します。
出力されたマニュアルの下書きを、実際の業務フロー・システムの名称に合わせて調整し、社内のナレッジベースに登録します。

入力例と出力サンプル

入力例（問い合わせパターンを変更した場合）

【問い合わせのパターン（内容）】: 「パスワードを忘れてログインできない」という問い合わせ
【対応の基本方針・フロー】: 本人確認（登録メールアドレス）を行った上で、パスワード再設定用のリンクを案内する
【エスカレーションが必要になる条件】: 登録メールアドレスが不明、または本人確認が取れない場合は上長に引き継ぐ
【マニュアルの対象読者】: 新人サポートスタッフ

出力サンプル（抜粋）

対応手順

お客様に登録メールアドレスを確認する

補足：本人確認のため、氏名と合わせて確認するとより確実です

パスワード再設定用リンクの送信手順を案内する

想定トーク例 「ご登録のメールアドレスにパスワード再設定用のご案内をお送りいたします。恐れ入りますが、ご登録のメールアドレスをお伺いしてもよろしいでしょうか」

カスタマイズのコツ

複数の問い合わせパターンをまとめたマニュアル集を作りたい場合は、パターンごとにこのプロンプトを繰り返し実行してストックしていくのがおすすめです。
実際にあった対応の成功例・失敗例があれば、【対応の基本方針・フロー】に含めると、より実践的なマニュアルになります。
経験者向けの応用パターン集を作りたい場合は、【マニュアルの対象読者】を切り替えると、イレギュラー対応も含めた内容になります。

注意点

生成されたマニュアルの手順は、実際の社内システムや業務フローと必ず照合し、齟齬がないか確認してから正式なマニュアルとして採用してください。
顧客対応の実例を入力に使う場合、実在する顧客が特定できる情報（氏名・住所等）は含めないでください。
マニュアルの内容は定期的に見直し、業務フローの変更に合わせて更新してください。