解約引き止めメールを作るプロンプト

顧客から解約の申し出を受けたとき、「何とか継続していただけないか」と思いつつ、しつこい印象を与えない言葉選びに悩んだ経験はないでしょうか。引き止めが強すぎると逆効果になり、かといって何もしなければみすみす解約を招いてしまいます。

このプロンプトは、解約理由と提案できる対応策を伝えるだけで、AIに丁寧な継続提案メールの文面を作成させるものです。コピーしてそのままChatGPTやGeminiなどに貼り付けて使えます。

コピペ用プロンプト

以下のコードブロックの中身をそのままコピーして、AIチャットに貼り付けてください。【】で囲まれた部分はご自身の状況に合わせて書き換えてください。

あなたは経験豊富なカスタマーサクセス担当者です。以下の情報をもとに、解約を検討している顧客への継続提案メールを作成してください。

【サービス名】: クラウド会計ソフト「アカウントベース」
【顧客が挙げている解約理由】: 機能が多すぎて使いこなせておらず、費用対効果を感じられていない
【提案できる対応策（プラン変更・割引等）】: 必要な機能だけに絞った廉価プランへの変更、または個別の使い方サポート（オンライン相談）の提供
【顧客との関係性・利用期間】: 利用開始から1年、これまで大きなトラブルなく利用
【メールのトーン】: 丁寧に引き止めを試みる

# 出力してほしい内容
1. 件名
2. 本文（これまでの利用への感謝、解約理由への共感、具体的な代替案の提示、それでも解約する場合の選択肢の尊重、結びの挨拶）

# 制約条件
- しつこい引き止めや、罪悪感を煽るような表現は避ける
- 解約は顧客の自由な選択であることを尊重する姿勢を保つ
- 過度な値引きなど、正式に承認されていない条件を勝手に提示しない

使い方3ステップ

上記プロンプト内の【サービス名】【顧客が挙げている解約理由】【提案できる対応策】【顧客との関係性・利用期間】【メールのトーン】を、実際の状況に書き換えます。
ChatGPTやGeminiなどのAIチャットに貼り付けて送信します。
出力された文面を確認し、提案内容が実際に承認されている範囲かをチェックしてから送信します。

入力例と出力サンプル

入力例（解約理由を変更した場合）

【サービス名】: 動画編集クラウドツール「エディックス」
【顧客が挙げている解約理由】: 料金が予算に合わなくなった
【提案できる対応策（プラン変更・割引等）】: 年間契約に切り替えることで実質2ヶ月分の割引を提供できる
【顧客との関係性・利用期間】: 利用開始から6ヶ月
【メールのトーン】: 無理に引き止めず選択肢を提示するのみ

出力サンプル（抜粋）

ご利用料金についてのご事情、承知いたしました。もしご興味があれば、年間契約への切り替えで実質2ヶ月分お得になるプランもございますので、ご参考までにお伝えいたします。もちろん、現在のご判断を尊重いたしますので、ご検討いただければ幸いです。

カスタマイズのコツ

解約理由が「価格」「機能不足」「使い方が分からない」など複数考えられる場合は、理由ごとにこのプロンプトを実行すると、それぞれに合った提案文面がストックできます。
長期利用の優良顧客には、「特別感のある一文を加えて」と依頼すると、関係性に応じた特別対応の印象を出せます。
引き止めを強く行わない方針の場合は、【メールのトーン】を「選択肢を提示するのみ」にすると、押しつけがましくない文面になります。

注意点

割引や特別対応を提案する場合は、実際に社内で承認されている範囲の条件かどうかを必ず確認してから送信してください。
顧客の利用データ（具体的な利用状況・支払い状況等）を必要以上にプロンプトに入力しないでください。
解約手続き自体を妨げるような表現（解約方法を意図的に分かりにくくする等）にならないよう注意してください。