不採用連絡メールを作るプロンプト

選考結果が出るたびに、候補者への不採用連絡メールを一件一件文面を考えながら送るのは、採用担当者にとって地味に時間のかかる作業です。表現に気を遣うぶん、丁寧でありながら簡潔な文面を毎回ゼロから書くのは負担が大きいはずです。

このプロンプトは、候補者名・応募職種・選考段階を伝えるだけで、AIに丁寧かつ簡潔な不採用連絡メールの文面を作成させるものです。コピーしてそのままChatGPTやGeminiなどに貼り付けて使えます。

コピペ用プロンプト

以下のコードブロックの中身をそのままコピーして、AIチャットに貼り付けてください。【】で囲まれた部分はご自身の状況に合わせて書き換えてください。

あなたは経験豊富な人事担当者です。以下の情報をもとに、候補者への不採用連絡メールの文面を作成してください。

【候補者名（敬称なし）】: 山田 太郎
【応募していた職種】: マーケティング担当
【選考段階（辞退となった段階）】: 二次面接
【不採用理由（社内共有用・メールには反映しない）】: 求めるマネジメント経験の水準に届かなかった
【今後の応募可否】: 再応募可（一定期間後）

# 出力してほしい内容
以下の構成で、丁寧かつ簡潔な不採用連絡メールの文面を作成してください。
1. 件名
2. 本文（応募・選考への感謝、結果のお伝え、簡単な理由への言及は避けつつ丁寧に伝える、今後の応募可否、結びの挨拶）

# 制約条件
- 不採用理由の詳細には触れず、「慎重に選考した結果」「今回はご期待に沿えない結果」など一般的な表現にとどめる
- 事務的すぎず、かといって感傷的になりすぎない、ビジネスメールとして適切な丁寧語を使う
- 全体を300〜400字程度に収める

使い方3ステップ

上記プロンプト内の【候補者名（敬称なし）】【応募していた職種】【選考段階（辞退となった段階）】【不採用理由（社内共有用・メールには反映しない）】【今後の応募可否】を、実際の候補者・選考状況に書き換えます。
ChatGPTやGeminiなどのAIチャットに貼り付けて送信します。
出力された文面を自社の採用ポリシーや個人情報の取り扱いルールに照らして確認し、必要に応じて微調整してから送信します。

入力例と出力サンプル

入力例（選考段階を変更した場合）

【候補者名（敬称なし）】: 佐藤 花子
【応募していた職種】: カスタマーサポート担当
【選考段階（辞退となった段階）】: 書類選考
【不採用理由（社内共有用・メールには反映しない）】: 募集要件である実務経験年数に届かなかった
【今後の応募可否】: 再応募不可

出力サンプル（抜粋）

件名選考結果のご連絡（カスタマーサポート担当）

本文佐藤花子様

この度は、カスタマーサポート担当の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に書類選考をさせていただきました結果、誠に恐縮ではございますが、今回はご期待に沿う結果とはなりませんでした。

カスタマイズのコツ

複数名まとめて処理したい場合は、候補者名と職種だけをリスト化して「同じ文面で候補者名だけ差し替えて」と依頼すると効率的です。
書類選考など早い段階での不採用では、よりシンプルな文面にすると自然です。【選考段階】を変えるだけで、AIがトーンを自動的に調整してくれます。
会社の方針によっては「今後の応募可否」を明記しない場合もあります。その場合は項目を空欄のまま生成しても問題ありません。

注意点

生成されたメールは必ず送信前に人の目で確認し、候補者名や職種名などの差し込みミスがないかチェックしてください。
不採用理由の詳細（社内評価コメント等）を、メール本文にそのまま転記しないよう注意してください。
個人情報保護の観点から、候補者の連絡先や経歴の詳細をプロンプトに入力する必要はありません。氏名と職種程度の情報にとどめてください。